No te preocupes si no tienes presupuesto para implantar una solución CRM en este momento, o todavía no has encontrado la que te interesa. Puedes hacer esta espera productiva, hasta que consigas el software que encaja con tu negocio.

Customer Relationship Management o CRM, en realidad no es un programa, sino más bien es una manera de entender la gestión de la empresa, desde el punto de vista del cliente. Una empresa vale, lo que valen sus clientes, (y obviamente su personal, el internal branding está a la orden del día, reconociendo el valor que aporta a las empresas sus trabajadores).

Las estrategias que se realizan, se deben hacer pensando en aportar el máximo valor al cliente, porque los clientes fidelizados, son los que permiten desarrollar el verdadero objetivo de una empresa, conseguir beneficios de manera sostenida.

Por lo tanto, todos los departamentos en una organización deberían estar correctamente alineados, para satisfacer las necesidades de los clientes. Porque en un entorno tan competitivo como el de hoy en día, es imprescindible fidelizar y mantener al cliente.

internal-branding

Pero además de tener una estrategia enfocada hacia el cliente, necesitamos disponer de herramientas que nos faciliten esta gestión. Que soporten la base de datos, y nos permitan analizar las oportunidades que se presentan, incrementando la tasa de conversión.

El mercado aporta innumerables soluciones de software que se adaptan en mayor o menor medida, a las necesidades de las empresas, pero a veces no están al alcance de todo el mundo.

Imaginaros que se os presenta la oportunidad de gestionar un interesante proyecto empresarial, desde la dirección de ventas, pero no dispones de ninguna herramienta que recoja los datos de la empresa y además no hay previsión por parte de la empresa de adquirirlos en un corto plazo. Es una situación inquietante, en un principio, pero lo mejor en la vida es tomarse las cosas con una actitud positiva y ser lo más proactivo posible, sobre todo para que cada minuto sea lo más productivo posible.

Si te encuentras en esta situación, planifica la entrada de un software adecuado a tu empresa, en el plazo más corto que te sea posible, pero no caigas en la inacción, aprovecha las herramientas gratuitas que hay hoy en día, para al menos, poder trabajar de la forma más eficiente posible.

Quien me conoce, sabe que soy un férreo defensor de Google y todas sus soluciones, independientemente de los intereses comerciales y publicitarios de la empresa, creo que brindan una interesante suite disponible al alcance de todos.

Y entre otras soluciones, nos permite “montar un CRM” disponible para toda tu red de ventas, con las aplicaciones de Google, y lo que más me gusta, hacerlo todo desde el smartphone y sin haber pagado un solo € (sin contar el teléfono y la línea)

¿Que necesitamos?

  1. Una cuenta de Gmail (puede ser gratuita)
  2. Formularios de Google
  3. Spreadsheet (hoja de cálculo de Google)
  4. Google Calendar

Tienes que estar logeado con tu cuenta de Gmail para poder utilizar los servicios de Google. Si no tienes una puedes ver como crearla desde aquí. Además, es imprescindible poder enviar email a los clientes.

Puedes crear directamente una hoja de cálculo en Google Drive con Spreadsheet, pero si vais a ser más de una persona los que tenéis que alojar datos, o sólo quieres poder editar la hoja de cálculo, los formularios de Google son una interesante opción.

Puedes crear un formulario aquí, que sirva para recopilar los datos de los clientes, de una forma rápida y cómoda. La visual es muy sencilla, pero es práctico, incluso desde el móvil.

formulario-crm

Puedes decidir si los campos son para introducir texto (nombre, teléfono, email, etc.), respuesta múltiple (para elegir un sector, nombre del comercial que introduce el dato, etc.), fecha (para la entrada de la fecha de la visita), un párrafo (para introducir un reporte de una visita o algún comentario interesante).  La verdad es que el formulario no estaba pensado para este fin, pero resulta muy práctico.

Una vez que has introducido todos los datos, pulsas sobre el botón de enviar, y la entrada se registra automáticamente. El sistema te permite recoger todas las respuestas, en una hoja de cálculo que puedes tener alojada en Google Drive, con todas las ventajas que te aporta la nube. Yo estoy acostumbrado a trabajar en múltiples dispositivos (Móvil, Tablet, PC), disponer de los archivos alojados en la nube te facilita muchísimo esta labor.

La hoja de Cálculo puede ser bastante extensa, por defecto se crean hojas de 1000 filas, pero puedes ir añadiendo filas según vayas necesitando. Para este ejemplo, solo he introducido un registro.

base-de-datos-spreadsheet

Spreadsheet tiene un potente autofiltro, con un excelente buscador, por lo que una vez que tengas alimentada la tabla, navegar y buscar determinados registros te resultará muy sencillo.

filtro-base-de-datos

Una de las ventajas mas potentes de Drive, es que sus aplicaciones están pensadas para el trabajo colaborativo, por lo que pueden ser editadas en tiempo real por varios usuarios, sin que esto suponga ningún problema de actualización.

Google Calendar, te permitirá tener registradas todas las citas en tu agenda, algo vital para una optimización del trabajo. También te permite llevar una gestión de las tareas pendientes, pudiendo avisarte en el momento que lo hallas seleccionado.

Una excelente aplicación, complementaria  a la gestión de tareas de Calendar, es Google Keep. A través de esta sencilla aplicación, puedes disponer de multitud de hoja de notas, a modo de poss-it, en la que poder gestionar desde tareas hasta ideas que se te vayan ocurriendo.

Esta solución, queda muy alejada de los potentes software que existen hoy en día para este fin. Pero te permite gestionar empresas con datos de cierta importancia (Ejemplo real/ 20 usuarios y una cartera 1800 clientes) No obstante, es una solución temporal, ya que no puedes exprimirla tanto como a una solución CRM real, sobre todo si puedes hacerla a medida.

Pero esto es otra historia, y debe ser contada en otro momento (con el permiso de M. Ende)

Gracias por el tiempo que te has tomado en leer esto,

Raúl Plata

 

 

 

Join the conversation! 7 Comments

  1. […] Si no tienes un buen software que soporte la base de datos de tus clientes, apuntalo en la lista de prioridades para tu empresa, pero no te preocupes, existen formas de trabajar mientras lo solucionas, puedes empezar con una hoja de cálculo en Google Drive. […]

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  2. […] es donde entra en juego la estrategia CRM de su empresa, permitiendo integrar toda la información de su  software CRM que recoge a través […]

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  3. […] en una base de datos que sea fácilmente gestionable por la empresa, lo ideal sería disponer de un módulo CRM para hacer un seguimiento correcto de la relación con los clientes, incluyendo las […]

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  4. […] Te aconsejo acceder al artículo del CRM para completar este post AQUÍ. […]

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  5. […] primer paso para tener éxito con tu empresa, es disponer de una estrategia CRM, es decir una clara orientación a tu cliente. El software y las innovaciones tecnológicos, te […]

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  6. […] al máximo la Estrategia CRM de tu tienda, para poder integrar toda la información sobre tus clientes que tengas en tu software CRM, que […]

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